仕事では説明資料や提案資料を作り機会が多い、というか、毎日たくさん作成している。
資料が正義というわけでないし、むしろ資料は少なければ少ないほど良い場合もあると思っているが、ここでは、培ったノウハウを簡単にまとめ・紹介しようと思う。
もくじ作成は軽視されている?
中堅くらいのポジションにいると、後輩にも資料作成のフォローや指導をしすもので、なんか、ブログに書きたくなったから、という理由もない理由なだけ。
さて、僕の場合は、まずは「もくじの作成」にとても時間をかける。正直、もくじ作成で、資料全体のロジックを通せていれば、以降の作業はスムーズに進む。
ただし、思った以上に「もくじ作成」を軽視している人が多いのに驚く。
僕の会社(の周り)だけなのかもしれないけれど、後輩とかに話をしても、もくじを明らかに軽んじていて、「まずは、もくじをしっかり作ろうか。今日の時間はこれだけでOKだから」というと、「分かりました!」と気軽に乗ってきてくれるし、議論していても、軽く発言してくれる。
そして、一旦作ったもくじで「これでOKでしょう、どうだ!」という雰囲気を醸し出してくる。
ここから、最低5回以上の作り直しの旅がはじまる。
もくじはロジックを整理した結果、そしてストーリーの全体像
ロジックが通らない。単に言葉を並べただけで、ストーリーが見えてこない。
実は、この点がとても大切だと思っている。もくじでロジックがとおらないということは、資料全体のロジックがとおらないということだ。
そして、ロジックがとおらないと、聞き手は理解できない。

上の図は、僕の感覚を雑に描いたもの。実際は入れ子になっている資料・文章も、要素を外にもっていったら、多段につながっている感じ。この多段を論理立ててつなげるのがロジックだし、そのロジックを体形立てて整理した結果がもくじ、だと思っている。
各ペーパでは「1 message」を明確に。
正直、序盤であるもくじ作成で、こういう話をしても、後輩くんは理解できていない。理解できていても納得できていない or 理解度30%くらい、というのが、正確な表現な気がする。
まあ良しとして、次はもくじに沿った、各ペーパの作成に入る。
ここで大事なのは、そのペーパで何が言いたいのか?という「1 message」を明確にすることと、そのメッセージを伝えるためのリードと、本文だ。
正直、タイトルとリードだけで良い。他は、時間のある聞き手が読むくらいだ。暇なら読んでね、くらいのノリが多い。もしくは、ビジュアルで伝えた方が良い内容を作図するのが本文。
実は、文章は短ければ短いほど相手に伝わるし、だからこそ、凝縮・結晶化した文章を記載する必要があるから、難易度が高くなる。
ブログで長文を書くよりも、Twitterの方が難しいのと同じだ。
ブログは長文が書けるから、(この記事のように)詳細をある程度書いても成り立つけれど、Twitterは140文字以内という制限があるから、ダラダラと書いたらすぐに上限に来てしまうし、文字や表現に頭をひねる必要がある。
タイトルとリードも同じだ。そして、この部分で「1 message」を伝え切る必要がある。
要するに「このペーパで言いたいことを一言で表現するなら?」に即答できるか、がポイントだ。

再びもくじ作成に戻る → 理解が進む。
このような感じで、ある程度、各ペーパの作成を進める。1 message とタイトル・リードに重点を置いて、テキストだけ打つ程度でOK。本文は後回しにする。
ここで注意するのは、1 message 同士、すなわち前後のペーパでロジックがとおるか、だ。この段階だと、ある程度作業しているし、1 message についても理解してくれているので、後輩くんも、タイトルやリードの内容について、自分なりの合否判断ができる。
そして、改めて、ここでもくじ作成に戻る。
すると、もくじが 「1 message のつながりを簡潔に整理したもの」ということに気づいてくれる。ここで、もくじ作成の大切さを理解してもらえる。
これでだいたいOKだ。あとは頑張って作業してくれ、と一旦任せてしまって、翌日に進捗を報告してもらうようにしている。
自分だけで作業することで、反芻し理解を深めることができるだろう。この作業が「学び」だと、僕は思っているので、一人作業時間を与える。
自分自身、試行錯誤して、もがいて培った。
偉そうにうだうだ記載したが、かくいう僕自身も、今よりも全然できてなかった。ロジックとか論理とか、そもそも何?というレベルだった。
先輩や上司にご指導いただけたからこそ、今の自分があると感謝している。
培ったノウハウを後輩に指導していくことが、後輩だけでなくて、先輩や上司に対しても恩返しになるだろうと思っている。
がんばれ、後輩くん。期待しています。